PMOaaMS und seine Best Practice-Ansätze bilden einen wesentlichen Baustein für die zukünftige Zielerreichung des PMO-Services. Über die gewünschten Zielsetzungen hinaus haben wir durch unsere PMO- und Managed Service-Expertise weitere Best-Practice Ansätze ausgearbeitet.

Best Practice 1:
Strukturierte Bedarfsermittlung

Durch eine strukturierte Bedarfsermittlung anhand von verschiedenen Projektkriterien (Größe, Komplexität, Phase) können zielgerichtet und ressourcenschonend benötigte PMO-Services identifiziert werden. Durch die strukturierte Bedarfsermittlung (Service-Tailoring) für die notwendigen PMO-Services für das jeweilige Projekt werden Ressourcen geschont und die wichtigsten Tätigkeiten durchgeführt.

Best Practice 2:
Sourcing Pipeline und laufende Bedarfe

Dies stellt eine Übersicht des benötigten Bedarfs und kurzfristiger Verfügbarkeit dar. Beim PMO-Staffing und dem entsprechenden PMO-Service wird eine Übersicht hinsichtlich Skalierung und Auslastung der Managed Service Provider geliefert.

Best Practice 3:
Intelligente Unterstützung Lieferantenauswahl

Der Delivery Manager erhält systemunterstütztend die Performanceanzeigen für die angeforderten Services sowie die Auslastung der jeweiligen Managed Service Providers. Durch die systemseitige Unterstützung hinsichtlich Auswertung der Performance pro Handlungsfelder PMO-Services sowie der Auslastung der Managed Service Provider (MSP) hat der Delivery Manager eine erste Orientierung für die weitere Entscheidung zum Projekt individuellen Zuschnitt des Staffing-Mix (intern/extern).

Best Practice 4:
Systemgestützte Auftragsannahme

Das Service-Tailoring kann im System hinterlegt werden und direkt vom Provider angenommen werden. Durch die systemseitige Unterstützung der Auftragsannahme durch den Provider mit dem vordefinierten Service-Tailoring sind die geforderten Ergebnisse sowie Aufwände im System vorhanden.

Best Practice 5:
Systemgestützte Abrufe, Durchführung und Abnahme

Die Servicebereitstellung mit Regeln für automatisierte Zuweisung, Genehmigung und Benachrichtigung kann beschleunigt werden. Wenn der Kunde einen Service übermittelt, muss dieser an die richtige Person oder Gruppe zugewiesen werden. Dies ist für jede Anforderung manuell zu erledigen und ist daher unglaublich zeitraubend sowie fehleranfällig. Daher ist es sinnvoll, einfache Benutzeranfragen automatisch weiterzuleiten. Durch die Einrichtung einer Zuweisungsregel kann beispielsweise eine Regel verwendet werden, wodurch direkt unterschiedliche Ansprechpartner zu erreichen sind.

Best Practice 6:
Systemgestützte Abrechnung

Auf Basis der systemunterstützenden Abnahme des Services durch den Projektleiter, kann eine automatisierte Abrechnung auf Basis des Rahmenvertrags durchgeführt werden. Durch die systemunterstützte Abrechnung auf Basis der Abnahme der Ergebnisse sowie der automatisierte Abgleich der SLAs werden zusätzliche Verwaltungsaufgaben reduziert und das Delivery Management kann sich auf das Monitoring und Management des Servicekatalogs sowie die Qualität konzentrieren.

Best Practice 7:
Dashboards auf allen Ebenen

Ein integriertes Dashboard auf allen Ebenen (strategisch, operativ, leistungserbringend) unterstützt die Steuerung und das Management der PMO-Services hinsichtlich Budget, Zeit und Qualität. Durch die systemseitige Unterstützung der Auswertung der Performance pro Handlungsfeld kann innerhalb des Projekts der Projektleiter den aktuellen Status einsehen. Darüber hinaus kann das Delivery Management auf Basis von Performance-Reports die Handlungsfelder zur Qualitätsverbesserung identifizieren.

Best Practice 8:
Übergreifender Performance Report

Der Delivery Manager erhält systemunterstützend die Performanceanzeigen für die angeforderten Services basierend auf den Projekten oder Providern. Dadurch können direkt Handlungsfelder zur Verbesserung des PMO-Services für die Projekte identifiziert werden. Z.B. ist zu erkennen, ob ein MSP in bestimmten PM-Wissensgebieten schlechter abschneidet als andere oder ob in einem PM-Wissensgebiet übergreifend aller Provider schlechte Bewertungen vorliegen, was auf prozessuale Schwierigkeiten hindeutet (z.B. ungenaues Service-Tailoring).