Projekte im Griff behalten, Synergien heben 

Je mehr Projekte im Unternehmen parallel laufen, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten, Vorhaben zu priorisieren, Ressourcen zuzuweisen, Doppelarbeit zu vermeiden. Querschnittaufgaben wie diese erledigt ein Project-Management-Office (PMO) als Steuerzentrale und Anlaufstelle der Projektteams. Damit auch kleinere oder methodisch weniger versierte Firmen davon profitieren können, bietet Consileon das PMO als Dienstleistung an – PMO as a Service (PMOaaS). Im Fokus stehen dabei, die folgenden Ziele: 

  • Qualitätssicherung: durch Standardisierung aller Faktoren der Projektarbeit 
  • Kostensenkung: Synergie durch Bündelung von Querschnittaufgaben 
  • Compliance: Einhaltung der gesetzlichen und internen Vorgaben zur Arbeitnehmerüberlassung 
  • Optimierung: durch Monitoring und stetige Verbesserung 

Das von uns gestellte PMO-Team übernimmt alle Aufgaben, die auf dem Weg zu diesen Zielen anfallen, von der Kommunikation mit den Stakeholdern über Anforderungsmanagement, Zeitplanung, Personaleinsatzplanung, Kostenkontrolle, Projektsteuerung, Risikomanagement und Qualitätssicherung bis zum Änderungsdienst. 

Kundennutzen des externen PMO 

  • Bündelung von Querschnitt- und Routineaufgaben 
  • detaillierter Projektplan mit klaren Vorgaben und Gütemaßen 
  • Alle im Team kennen das Projektziel und ihre Aufgaben 
  • genaue Abrechnung nach SLA: Sie zahlen nur, was wir geleistet haben 
  • Transparenz durch ständige Erfolgskontrolle und regelmäßige Qualitätsberichte 
  • Personaldecke des PMO wird dem Arbeitsanfall angepasst 

Projektframework der Consileon 

In langjähriger Praxis haben wir ein eigenes Projektframework entwickelt, das sich an international anerkannten Methoden wie PMI und PRINCE2 orientiert. Das Framework ist modular aufgebaut. Jedes Modul enthält Vorlagen, Modelle und Groupware zu einer Projektphase – von der Personaleinsatz- und Zeitplanung über Qualitätssicherung und Controlling bis zur Dokumentation. Mit diesem Baukasten bildet das PMO Ihre Projekte ganzheitlich und rationell ab. Bei Konzernprojekten erleichtert das Framework zudem die Abstimmung und Systemintegration unter den Stakeholdern. 

Ihre Zusammenarbeit mit unserem PMO gliedert sich in sieben Phasen.  

  1. Bedarfsanalyse: Was steht an? Was ist dringend, was kann warten? 
  1. Planung, Vorbereitung: flexible Einsatzplanung anhand umfassender Checklisten 
  1. Bearbeitung ergänzender Anfragen: schnelle Reaktion auf nachträgliche Kundenwünsche 
  1. Angebotsannahme 
  1. Leistung: professionelle, hocheffiziente Unterstützung Ihrer Projekte 
  1. Abrechnung: Transparenz und Kosteneffizienz durch klar umrissene Servicemodule 
  1. Qualitätsmessung anhand bewährter Kennzahlen 

In allen Projektphasen unterziehen wir die Arbeit des PMO einer ständigen Erfolgskontrolle, über deren Ergebnisse wir Ihnen regelmäßig berichten. 

Die Leistungen des PMO verteilen sich auf vier Klassen: Einmaldienst, Turnusdienst, Workflow-Verantwortung, Vollservice. Aus diesem Angebot wählen Sie nach Bedarf aus. Ergänzend klären Sie mit uns im Vorfeld der Zusammenarbeit die anteilige Besetzung des PMO aus Ihren Mitarbeitern und externen Kräften. 

Ein Übersichtsdiagramm zeigt unsere Wissensgebiete und Leistungen. Tabellarische Steckbriefe nennen Details dazu. Leistungsumfang und Güte vereinbaren wir mit Ihnen in einem Service-Level-Agreement (SLA), anhand von Kennzahlen messen und berichten wir den Erfolg. 

Das Service-Level-Agreement spezifiziert eine per Dienst- oder Mietvertrag vereinbarte Leistung. Sein Gegenstand kann eine Einmalleistung sein, ein Turnusdienst oder ein Servicepaket. Die Einhaltung des SLA wird an drei Kennzahlen gemessen: Reaktionszeit, Bearbeitungsdauer, Ergebnisqualität. Die Vorgaben je Kennzahl sind nach drei Prioritätsstufen gestaffelt. 

Die Erhebung der im SLA spezifizierten Kennzahlen dient nicht nur der Messung des Fortschritts und der Arbeitsqualität, sondern auch der Statistik und Trendprognose zur mittel- und langfristigen Optimierung. Diese Zahlen berichten wir Ihnen im Wochen- oder Monatstakt. Möglich ist auch eine zeitnahe, ständige Anzeige (Livetracking) der Kennzahlen auf einem Dashboard. Abweichungen der Ist-Leistung von den Vorgaben aus dem SLA werden analysiert, das Soll wenn nötig angepasst. Eine solche vertiefende statistische Auswertung inklusive Vergleich mit der Vorperiode empfehlen wir im Quartals- oder Halbjahresrhythmus. 

Ebenen der Zusammenarbeit 

Mit unserem PMO arbeiten Sie auf drei Ebenen zusammen: der strategischen, der organisatorischen sowie der operativen Ebene, dem Projektalltag. Auf der strategischen Ebene definieren wir in Abstimmrunden mit folgenden Stakeholdern die Aufgaben des PMO, kontrollieren und steuern dessen Arbeit. 

Auf der organisatorischen Ebene nimmt das PMO folgende Aufgaben wahr: 

Planung und Vorbereitung 

  • Vorgaben klären: Vorgehensmodell (klassisch oder agil), Standort des PMO (beim Kunden oder remote), Budget, Zeitplan 
  • Projektleiter und PMO ermitteln den Supportbedarf 
  • Wahl der Dienstklassen (Einmaldienst, Turnus, Workflow, Vollservice) 
  • Herausgabe des Servicekatalogs 

Über eine Bestellmaske wählt der Projektleiter per Mausklick Leistungen des PMO samt gewünschter Frequenz aus dem Katalog aus. Pflichtfelder in der Maske fragen alle Parameter ab, die das Büro zur Einsatzplanung braucht. Möchte ein Team später im Projekt mehr Einmaldienste, Turnusdienste oder Servicepakete in Anspruch nehmen, ordert es sie einfach über den Katalog nach. 

Leistung und Abrechnung 

Supportanfrage fließen in ein Ticketsystem. Neben SLA, Kennzahlen und dem Zeitplan sind dort aktuelle Sachstände hinterlegt, darunter laufende Projekte und Anfragen, die momentane Arbeitslast des PMO sowie Qualitätsstatistiken. Der Delivery-Manager sichtet die Tickets, leitet sie weiter an die Fachkräfte und überwacht die Bearbeitung. Das Ticketsystem bildet somit die wichtigste Schnittstelle zwischen Projektleiter und PMO. Abgerechnet wird nach Projekten, Diensten oder Paketen viertel- oder halbjährlich. 

Qualitätssicherung 

Durch regelmäßiges wechselseitiges Feedback läuft das Zusammenspiel zwischen den Projektteams und dem externen PMO immer besser. Zum Feedback gehört ein Soll-Ist-Vergleich, der zu statistischen Zwecken dokumentiert wird. Eine Checkliste hilft bei Abnahme und Bewertung. Fragebögen mit Analyse- und Berichtsfunktionen ermitteln, wie die Projektparteien akute Probleme jeweils gelöst haben. 

Unser PMO as a Service schneiden wir auf den Bedarf des Kundenunternehmens zu. Für einen reibungslosen Ablauf sorgt der von uns eingesetzte Service-Manager. 

Telearbeit ist bei Consileon Alltag. Wir wissen, was es heißt, Projekte mit virtuellen Teams aus Präsenzpersonal und Telekräften zu stemmen. Auch wenn der Draht zwischen den Kollegen dadurch länger wird, gilt es Ziele und Aufgaben schnell und klar zu kommunizieren. Damit dies gelingt, unterstützen wir Sie mit Groupware unter anderem für Projekttracking, Brainstorming oder Konferenzen.