Warum PMO as a Managed Service (PMOaaMS)?

Consileon verfügt über eine Vielzahl von Experten für das Projektmanagement, die bereits eine Menge verschiedener Projekte erfolgreich abgeschlossen haben. Dadurch konnte umfassendes Know-how im Management von Projekten in unterschiedlichsten Branchen aufgebaut werden. Aus unseren Erfahrungen zu PMO und Prozessmanagement wissen wir, welche Vorteile eine minimale Einarbeitungszeit mit sich bringt. Deswegen haben wir PMO as a Managed Service (PMOaaMS) entwickelt.

Wichtig ist uns dabei, die folgenden Punkte sicher einzuhalten:

  • Qualität und Standards: Einheitliche Qualitätsstandards in allen Bereichen des Projektmanagements und kontinuierliche Durchsetzung derselben.
  • Effizienzsteigerung: Dauerhaftes Monitoring und kontinuierliche Verbesserung des angebotenen Services.
  • Kostensenkung: Nutzen von Potentialen und Bündelung von Ressourcen im Managed Service.
  • Compliance und Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ): Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und Sicherstellung Ihrer internen Compliance.

Aufgrund unserer Erfahrung sind wir in der Lage durch Kommunikation, Stakeholdermanagement, Anforderungsmanagement, Zeitmanagement, Kostenmanagement, Ressourcenmanagement, Projektsteuerung und -überwachung, Risikomanagement, Qualitätsmanagement und Change-Request-Management mit Ihnen, die für Sie passende Lösung zu finden und vorzustellen. Dabei stellen wir PMO-Mitarbeiter und PMO-Leiter zur Verfügung.

Ihre Vorteile aus PMOaaMS:

  • Bündelung von Routinetätigkeiten, damit Sie sich als Kunde auf Ihre Kerngeschäft konzentrieren können.
  • 100 % Fokus auf Ergebnisse und deren Qualität durch einen ausdefinierten Projektplan.
  • Durch klare Auftragsklärung sind allen Beteiligten die notwendigen Ziele und Verantwortlichkeiten bekannt.
  • Präzise Abrechnung der durchgeführten Services auf SLA-Basis. Bezahlen Sie genau das, was Sie auch tatsächlich erhalten haben.​
  • Mit regelmäßigen Quality-Reports und kontinuierlichen Leistungsmessungen ermöglicht PMOaaMS volle Transparenz.
  • Die Kapazität der PMO-Kräfte wird an Leistungsspitzen und Leerlaufphasen angepasst.

Serviceleistung des PMOaaMS

Unser Project Management Framework basiert auf internationalen Standards (PMI, Prince2).
Die einzelnen Komponenten decken alle Phasen der Projektdurchführung ab und sorgen für ein ganzheitliches Projektmanagement-Office. Über unser Framework stellen wir das Integrationsmanagement zwischen allen beteiligten Stakeholdern (bei Konzernprojekten) sicher. Wir steuern Zeit- und Meilensteinpläne und sorgen dafür, dass Ressourcen optimal eingesetzt werden. Durch unser Project Management Framework stellen wir das Qualitätsmanagement und jederzeitiges Projektcontrolling sicher. Integriert ist der Aufbau von Dokumentationskonzepten, zum Beispiel dank Nutzung von Collaborative Tools.

Consileon bildet den kompletten Servicekatalog in einem 7-Phasenmodell ab. Das 7-Phasenmodell umfasst sämtliche Prozessschritte und wesentliche Aktivitäten zur Durchführung eines Managed Service:

  1. Bedarfsidentifikation: Individuell auf Ihre Wünsche und Projekte angepasst
  2. Planung und Vorbereitung: Flexible Einsatzplanung und Nutzung von bewährten Checklisten
  3. Durchführung von Anfragen: Schnelle Reaktionsfähigkeit auf Kundenwünsche
  4. Angebotsannahme: Fokussierung auf Projekt, Aufgaben und Ziele
  5. Servicelieferung: Strukturierte und leistungsstarke Projektunterstützung
  6. Lieferung und Abrechnung: Kosteneffiziente Abrechnung durch optimal gekennzeichnete Services
  7. Qualitätsmessung mit Hilfe etablierter und praxisnaher KPIs

Begleitet wird dies dauerhaft durch Steuerung und Reporting.

Unsere Empfehlung, basierend auf unseren langjährigen Erfahrungen im Bereich PMO-Services, ist es die Managed Services in Pakete zu gliedern. Zusätzlich muss für eine optimale Zusammenarbeit im Vorfeld mit den Kunden der potenzielle Staffing-Mix geklärt werden.

Um unsere Kernkompetenzen und Wissensgebiete besser darstellen zu können, liegen für Sie detaillierte Übersichten bereit. Zu den einzelnen Wissensgebieten sowie Services liegt jeweils ein detaillierter Steckbrief vor. Außerdem gibt es Service-Level-Agreements (SLAs) und Key Performance Indicators (KPIs), um die entsprechend Services zu managen und zu reporten.

SLAs sind Vereinbarungen zwischen Kunde und Dienstleister, die der Qualitätssicherung dienen. Man einigt sich dazu über genaue Leistungseigenschaften und Gütestufen. Die SLAs können sowohl eine Vielzahl von Services abdecken als auch servicespezifisch sein. In ihnen wird gleichzeitig die Vertragsbasis benannt.
SLAs gliedern sich in drei Kategorien: Reaktionszeit, Bearbeitungszeit und Ergebnisqualität. Die Werte wiederum teilt man in drei Priorisierungen ein.

KPIs sind messbare Erfolgsindikatoren, die über die Zielerreichung Auskunft geben und im Hintergrund der Organisation arbeiten. Sie werden genutzt, um die Erreichung der SLAs zu überprüfen, die Qualität des gesamten Services zu messen und die Performance wiederzugeben. Die KPIs gliedern sich ebenfalls in individuelle Kategorien, beispielsweise in Reaktionszeit, Bearbeitungszeit und Ergebnisqualität. Auch hier ist es sinnvoll, bei der Berechnung der Werte das Verhältnis der Priorisierungen mit einzubeziehen.

Die Daten aus der Auswertung der SLAs und der Messung der KPIs können nicht nur die Qualität auf Serviceebene messen, sondern auch Tendenzen innerhalb der gesamten Service-Organisation aufzeigen. Dies kann in Form von regelmäßigen Reportings erfolgen und dient der mittel- bis langfristigen Ausrichtung der Organisation. Prinzipiell ist also sowohl ein Live-Tracking (z.B. auf einem Dashboard) als auch die Speicherung und Auswertung der Daten sinnvoll. Hierbei wird empfohlen SLAs wöchentlich oder monatlich zu reporten. Bei Diskrepanzen zwischen SLA und tatsächlich gemessenem Wert kann es zu einer erneuten Analyse und ggf. Anpassung der SLAs kommen. Bei den KPIs empfehlen wir eine quartalsweise oder halbjährliche tiefergehende, statistische Auswertung (z.B. Vergleich zum vorherigen Zeitraum). Die Bewertung erfolgt in Bronze, Silber, Gold.

Durch paketbasierte Serviceanfragen (von punktuellem Support bis hin zu End-to-End-Delivery) sowie klarem Staffing-Mix der Verantwortlichkeiten am Anfang eines Projekts, ist eine durchgängige, effiziente und standardisierte Serviceerbringung gewährleistet. Die notwendigen Paketgrößen werden durch klar definierte Auswahlkriterien des Vorhabens identifiziert. Weitere notwendige Services können einzeln hinzugebucht werden.

Zusammenarbeitsmodelle

Die Zusammenarbeit bei einem effektiven PMOaaMS geht über drei Ebenen. Vom strategischen PMOaaMS über das operative PMOaaMS bis hin zur eigentlichen Leistungserbringung in den Projekten.

Strategisch gesteuert und gemanagt wird der PMOaaMS durch Abstimmungsrunden mit den folgenden Stakeholdern:

Den operativen PMOaaMS kann man in folgende Steps unterteilen:

Vorbereitung und Planung

  • Bedarfsermittlung durch ein strukturierendes Service-Tailoring
  • Erstellung einer Serviceübersicht:​ Initiale Auswahl des/der Service-Paket/e 1 – 4 durch interne PL und PMO
  • Rahmenbedingungen schaffen: Angabe Rahmenbedingungen des Projektes, u.a. Zeitplan (Fast/Enterprise Track), Budget, Verfügbarkeit des DL (vor Ort/remote), Methodik des Projektes (agil/klassisch)

Mögliches Tooling für Bogen mit Serviceübersicht und Rahmenbedingungen kann die Darstellung des Servicekatalogs mit einer Beschreibung der Services (SLA) sowie die Angabe der Häufigkeit der Services sein. Die Services können dabei durch Klick dazugebucht werden (nach Art eines Warenkorbs). Das Tool verfügt über Eingabemasken, über die zusätzliche Informationen eingegeben werden müssen.

Anfrage

Die Anfrage für das Projekt wird gestellt. Die Besonderheit dabei ist, dass man, sofern mehr Services benötigt werden, zusätzliche Pakete (z. B. wiederkehrende Services) während der Projektphase einfach hinzubuchen kann. Diese werden über ihre ID im Ticketsystem kenntlich gemacht.

Service Delivery

Im Ticketsystem erfolgt der Abruf, die Durchführung und der Abschluss des Projektes. Es ist die zentrale Steuerung der Ticketeinstellung (Serviceverwaltung) über den DM. Mögliches Tooling stellt die Übersicht über Anfragen und Services, aktuelle interne PMO Projekte und deren Auslastung sowie externe Dienstleistungen mit jeweiliger Bewertung historischer Servicequalität bereit. Es ist die initiale Schnittstelle zwischen PL und DL und enthält die SLAs mit den KPIs (Transparenz) sowie den definierten Zeitplan.

Abrechnung

Die Bündelung der Services nach Paketen und anschließender quartalsweiser oder halbjährlicher Abrechnung ermöglicht eine detaillierte Abrechnung.

Qualitätssicherung

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ermöglicht das gegenseitige Feedback zur Verbesserung der Geschäftsbeziehung. Hierbei wird auch der Ist- und Soll-Zustand dokumentiert. Ein mögliches Tooling​ unterstützt bei Abnahme und Bewertung (eine Art Checkliste) und speichert die Bewertungen des DLs pro Service. Dadurch können in Zukunft die DLs besser ausgewählt werden. Feedbackbögen mit Analyse- und Reportingfunktionen ermitteln die genaue Auflösung der Problematik.

Für die garantierte Leistungserbringung in den Projekten passen wir den Service an Ihre individuellen Bedürfnissen an. Der reibungslose Ablauf wird durch den Service Manager sichergestellt.

Die Projekte remote durchzuführen, ist für uns gelebte Praxis. Wir kennen die Herausforderungen von Hybrid-Organisationen (Mitarbeiter im Home Office und vor Ort) und wissen, dass kurze und spontane Abstimmungen vor Ort nicht mehr zu 100 % möglich sind. Trotzdem möchte man tägliche Aufgaben und Ziele sichtbar darstellen und präsentieren. Auch hier unterstützen wir Sie bei der Organisation und Durchführung von Regelmeetings mit digitalen Tools für Zusammenarbeit, Projekttracking, Brainstorming oder auch einfache Konferenzen.