Kundenkontext

Seit 2010 arbeitet ein führender deutscher OEM an der umfassenden Optimierung seiner Zoll- und Exportkontrollsysteme. Ziel des Projekts ist es, durch die Einführung moderner IT-Lösungen und die Optimierung der zoll- und handelsrechtlichen Prozesse sowohl die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen als auch erhebliche Einsparpotenziale zu erschließen.

Die Herausforderungen bestehen dabei in der Modernisierung einer veralteten Systemlandschaft, die stark monolithisch geprägt ist, und in der Anpassung dieser Systeme an die komplexen und dynamischen Anforderungen der globalen Exportkontrolle. Das Projekt ist Teil eines umfangreichen Programms, das zahlreiche Teilprojekte umfasst, um spezifische Bereiche wie Embargo-Prüfungen, Exportklassifikationen und Freihandelsabkommen gezielt zu adressieren.

Consileons Lösung

Umsetzung

  • Prozessmodellierung und Anforderungsdefinition: Die fachlichen Prozesse wurden detailliert modelliert und durch umfassende Anforderungsdokumente wie Lastenhefte spezifiziert. Dies umfasste unter anderem die Abbildung zollfachlicher Prozesse und deren Integration in bestehende und neue IT-Systeme.
  • Integration und Customizing von IT-Lösungen: Die Einführung neuer Softwarelösungen wurde durch maßgeschneiderte Anpassungen (Customizing) begleitet. Dabei wurden bestehende Systeme weiterentwickelt und neue Schnittstellen modelliert, um eine durchgängige Datenverarbeitung zwischen vor- und nachgelagerten Systemen zu gewährleisten.
  • Begleitung des gesamten Projektlebenszyklus: Von der Konzeption bis zur Serienbetreuung unterstützte das Projektteam alle Phasen, einschließlich der Systemtests, Implementierung und des globalen Rollouts.

Involvierte Technologien und Methoden

  • Technologische Basis: Die Projektarbeit stützte sich auf datenbankgestützte Systeme mit Cloud-Integration. Aufgrund der hohen Datenmengen und der Komplexität wurden moderne Technologien wie Java für die Schnittstellenprogrammierung sowie eine Multi-Layer-Architektur verwendet.
  • Tools und Modellierung: Für die Visualisierung und Planung der Prozesse kamen umfangreiche Visio-Diagramme zum Einsatz. Diese bildeten die Basis für die Implementierung und Optimierung der Systeme.

Teamzusammensetzung

Ein interdisziplinäres Team aus fünf Fachleuten arbeitete eng mit den internen Abteilungen des OEM und externen Dienstleistern zusammen. Dabei wurden die Rollen klar zwischen Fachberatung, IT-Integration und operativer Umsetzung aufgeteilt.

Herausforderungen

  • Altsysteme: Die vorhandenen monolithischen IT-Systeme stellten eine erhebliche Herausforderung dar. Sie mussten modernisiert oder durch neue cloudbasierte Lösungen ersetzt werden
  • Datenintegration: Eine Vielzahl von vor- und nachgelagerten Systemen erforderte komplexe Schnittstellenlösungen, um einen durchgängigen und fehlerfreien Datenfluss zu gewährleisten
  • Rechtliche Rahmenbedingungen: Die dynamischen gesetzlichen Anforderungen, insbesondere im Bereich der Embargo-Prüfungen und Exportkontrollklassifikationen, verlangten eine flexible und skalierbare IT-Landschaft

Lösungen

  • Analyse und Anwendung zoll- und außenhandelsrechtlicher Vorgaben: Identifikation relevanter Vorschriften
  • Aufbau komplexer Datendrehscheiben zur zentralen Steuerung: Harmonisierung und Integration aller zoll- und exportrelevanten Datenquellen sowie Sicherstellung eines durchgängigen, fehlerfreien Datenflusses zwischen Systemen
  • Entwicklung maßgeschneiderter Schnittstellen für die Systemintegration: Verbindung von ERP-, Zoll- und Exportkontrollsystemen für eine nahtlose Datenverarbeitung sowie Reduzierung manueller Aufwände durch automatisierte Datenflüsse
  • Einführung eines robusten Cloud-Systems für Skalierbarkeit & Effizienz: Migration bestehender Systeme in eine zukunftssichere Cloud-Architektur sowie Verbesserung der Verfügbarkeit, Geschwindigkeit und Flexibilität für internationale Standorte
  • Enge Zusammenarbeit mit Fachabteilungen für nahtlose Compliance-Integration: Einbindung regulatorischer Anforderungen direkt in IT-Prozesse

Ergebnisse

  • Kosteneinsparungen: Durch die Optimierung der Prozesse und die Anwendung spezifischer Zollverfahren und Präferenzen konnten hohe Einsparpotentiale realisiert werden.
  • Sicherstellung Erfüllung gesetzlicher Vorgaben: Die Implementierung neuer Systeme und automatisierter Prozesse stellen die außenwirtschaftsrechtliche Compliance in den Bereichen Zoll- und Exportkontrolle sicher.
  • Effizienzsteigerung: Die Einführung moderner Systeme und die Integration neuer Technologien führten zu einer deutlichen Verbesserung der Prozessgeschwindigkeit und Datenqualität.
  • Sicherung Waren-Logistik: Sicherstellung der Lieferketten für Waren aus (Inbound) und in Drittstaaten (Outbound) durch zollrechtliche Abwicklungen.
  • Globaler Rollout: Die Lösungen wurden erfolgreich auf weitere Standorte und Marken ausgerollt, was zu einer Vereinheitlichung der Systeme und Prozesse führte.

Visuelle Elemente

Das Team erstellte detaillierte Visio-Schaubilder und Prozessdiagramme, die die Komplexität der zoll- und handelsrechtlichen Anforderungen abbildeten. Diese dienten als Grundlage für Schulungen und weitere Rollouts.