In unseren Projekten bieten wir auf Basis von CRM-Lösungen Unterstützung für wichtige Vertriebsprozesse. Mitarbeiter werden unterstützt, Leads systematisch und transparent über Opportunities und Angebote zu Aufträgen zu entwickeln.
Prozesse zur Einholung von Unterschriften sind oft umständlich und „halb-digital“
Wenn es darum geht, Unterschriften einzuholen, stockt in vielen Unternehmen die Digitalisierung:
Angebote und Verträge werden per E-Mail versendet
Irgendwo im Homeoffice druckt sie der Empfänger aus und unterschreibt sie
Im besten Fall werden die unterschriebenen Dokumente jetzt gescannt
Sie werden per E-Mail an den nächsten Empfänger weitergeleitet oder zurückgesendet
Dort werden die Dokumente erneut ausgedruckt, unterschrieben und gescannt
Das unterschriebene Dokument wird archiviert
Ein Exemplar wird erneut zum Vertragspartner gesendet
In einigen Fällen werden Teilschritte klassisch per Post erledigt, vereinzelt soll es auch noch Faxgeräte geben.
Alternative – digitaler Prozess zur Einholung von Unterschriften
Wir haben für unsere Kunden eine Alternative auf Basis von DocuSign entwickelt:
Der CRM-Anwender wählt mittels Buttons im CRM die gewünschte Funktion aus
Das Angebotstemplate (oder der NDA, der Servicevertrag…) im DocuSign wird aus dem CRM befüllt und die entsprechenden Unterschriftsfelder werden angelegt
Der / die Empfänger erhält / erhalten eine E-Mail mit der Information, dass das Dokument zur Unterschrift verfügbar ist
Empfänger können das Dokument auf einem beliebigen Endgerät öffnen und unterzeichnen
Sie erhalten eine E-Mail mit dem finalen Dokument, sobald dieses vom Vertragspartner ebenfalls unterzeichnet ist
Das Dokument wird im CRM (oder einem dahinter liegenden DMS) abgelegt
Drucken, Scannen, Postweg – das alles entfällt und die wichtigen Vertragsdokumente sind in bester Qualität und sicher abgelegt. Der Status über den Prozess ist jederzeit transparent im CRM verfolgbar und kann zum Beispiel für Nachfassaktionen genutzt werden. Somit steigt die Prozessgeschwindigkeit sowie die Zufriedenheit der Vertragspartner.
Beispiel einer CRM – DocuSign Integration
Der Aufwand einer Integration ist aufgrund der vorhandenen DocuSign SDK sowie die Erfahrung unserer Entwickler äußerst überschaubar. Die Vorteile einer Anbindung für die Anwender und Kunden können unmittelbar genutzt werden.
