Digitalisierung in Österreich – Wie die ÖGK ihre Rechnungsbearbeitung revolutioniert

Die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK) ist mit rund 7,5 Millionen Versicherten die größte gesetzliche Krankenversicherung in Österreich. Um die Effizienz in der Rechnungsverarbeitung zu steigern und Mitarbeitende von manuellen Tätigkeiten zu entlasten, hat die ÖGK gemeinsam mit der Consileon Business Consultancy GmbH in Österreich ein richtungsweisendes KI-Projekt umgesetzt.

Ziel des Projekts war es, den gesamten Eingangsrechnungsprozess, von Belegeingang bis Buchungserstellung, intelligent zu automatisieren.

Die Lösung: KI-gestützte Automatisierung aus einer Hand

Mit Unterstützung von Consileon wurde eine KI-basierte Automatisierungslösung eingeführt, die ohne starre Regeln oder Vorlagen arbeitet. Die Künstliche Intelligenz erkennt unterschiedlichste Rechnungslayouts, versteht deren Inhalte im Kontext und erstellt automatisierte Buchungsvorschläge. Durch kontinuierliches Lernen aus der Buchungshistorie und gezielte Trainingsfunktionen verbessert sich die Lösung fortlaufend.

Die Integration in bestehende IT-Systeme erfolgt nahtlos, sodass Mitarbeitende weiterhin mit vertrauten Oberflächen arbeiten können. Dies reduziert Schulungsaufwand und Umstellungsbarrieren erheblich.

Vorteile für Mitarbeitende und Partnerunternehmen

Für Mitarbeitende der ÖGK

  • Drastische Zeitersparnis: Die KI-Lösung ermöglicht bis zu 70 % Zeitersparnis in der Belegverarbeitung, wodurch ÖGK-Mitarbeiter von mühsamen, repetitiven Tätigkeiten befreit werden. Konkret bedeutet das eine Zeitersparnis von 40 Sekunden pro Beleg, was bei tausenden Rechnungen monatlich erhebliche Kapazitäten freisetzt.
  • Fehlerreduktion und Qualitätssteigerung: Die Fehlerrate konnte von 5 % auf 0,5 % reduziert werden; eine Verbesserung um den Faktor 10. Die KI erkennt automatisch Rechnungslayouts und lernt mit jedem neuen Beleg, wodurch die Genauigkeit kontinuierlich steigt.
  • Fokusverschiebung auf wertschöpfende Tätigkeiten: Kreditorenbuchhalter können sich auf Aufgaben konzentrieren, die keine Maschine kann, wie komplexe Rechnungsprüfungen, Compliance-Kontrollen und strategische Analysen. Das manuelle Abtippen von Rechnungsdaten gehört der Vergangenheit an.

Für Lieferanten und Geschäftspartner

  • Verkürzte Durchlaufzeiten: Die KI-Automatisierung sorgt für eine 5-fach schnellere Durchlaufzeit der Belege, was zu schnelleren Zahlungen und verbesserter Liquidität für Lieferanten führt.
  • Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Automatisierte Bestätigungen und digitale Workflows schaffen Transparenz über den Bearbeitungsstatus und reduzieren Rückfragen erheblich.

Technologischer Fortschritt mit Zukunftssicherheit

Die eingesetzte Lösung ist bereits heute vollständig auf die kommende E-Rechnungspflicht vorbereitet. Rechnungen im XML-Format werden automatisiert verarbeitet und bei Bedarf in lesbare PDF überführt. Ein weiteres Highlight: die automatische Generierung von Buchungstexten mithilfe von Large Language Models, die eine noch detailliertere und kontextbezogene Buchungslogik ermöglichen.

Messbare Erfolge

  • 40 Sekunden Zeitersparnis pro Beleg
  • 99,8 Prozent Genauigkeit bei der automatischen Belegtrennung
  • 100 Prozent Auslesegarantie bei eingehenden Rechnungen
  • Bis zu 70 Prozent Kosteneinsparung im Prozess
  • 5-fach beschleunigte Freigabeprozesse

Fazit: Technologie entlastet – Menschen gestalten

Die Partnerschaft zwischen der ÖGK und Consileon zeigt, wie innovative KI-Technologien den öffentlichen Sektor effizienter, moderner und zukunftssicher gestalten können. Durch die Automatisierung repetitiver Tätigkeiten entstehen Freiräume für strategische Aufgaben und hochwertige Analysen. Gleichzeitig profitieren alle Beteiligten von transparenteren, schnelleren Prozessen.

Consileon – Ihr Partner für Digitalisierung im öffentlichen Sektor in Österreich

Consileon, mit eigener Niederlassung in Österreich, unterstützt unter anderem öffentliche Institutionen bei der Digitalisierung komplexer Verwaltungsprozesse. Von der strategischen Beratung über die technische Implementierung bis hin zum erfolgreichen Change Management begleiten wir Projekte ganzheitlich und wirkungsorientiert.