Öffentliche Auftraggeber stehen bei der Vergabe von Aufträgen vor wachsenden Herausforderungen. Das Vergaberecht verlangt ein mehrstufiges Prüfverfahren mit umfangreichen Dokumentations- und Nachweispflichten. Erst werden Formalkriterien wie fristgerechter Eingang, Vollständigkeit und Eignung geprüft, anschließend folgt die inhaltliche Bewertung nach Wirtschaftlichkeit und Qualität. Bei hohem Angebotseingang muss jedes einzelne Angebot gleichbehandelt und vergleichbar ausgewertet werden.
Für Vergabestellen bedeutet das eine erhebliche Ressourcenbindung: Die Prüfung bindet knappes Fachpersonal über Wochen hinweg. Entscheidungsprozesse verlangsamen sich, die Zuschlagserteilung verzögert sich. Dies ist nicht nur gegenüber den Fachabteilungen, die auf die ausgeschriebene Leistung warten, ärgerlich, sondern auch gegenüber den Bietern, die als Unternehmen ebenso Teil der Öffentlichkeit sind, der eine bürgernahe und leistungsfähige Verwaltung verpflichtet ist.
Der Consileon Compliance Manager unterstützt Verwaltungen und öffentliche Einrichtungen bei der strukturierten Prüfung und Bewertung eingegangener Angebote. Neben der Technologie bringt Consileon fundiertes Beratungs-Know-how im öffentlichen Sektor mit, um Sie nicht nur technisch, sondern auch fachlich optimal zu unterstützen.
Das KI-Tool prüft alle eingegangenen Dokumente eines Angebots, wie Formblätter, Referenzen, CVs etc., automatisiert nach den definierten Kriterien zunächst auf Vollständigkeit und formale Richtigkeit, um im ersten Schritt über die formale Teilnahme am Vergabeverfahren zu entscheiden. Das Ergebnis ist eine fundierte, nachvollziehbare Beurteilung jedes Angebots mit einem transparenten Score, den Sie direkt für Ihren Vergabevermerk und die Zuschlagsentscheidung nutzen können. Im zweiten Schritt folgt die inhaltliche Bewertung, die üblicherweise im Fachbereich liegt, z. B. bei der Beurteilung von Fachkonzepten oder technischen Lösungsansätzen. Auch hierfür liefert das KI-Tool einen strukturierten Bewertungsvorschlag als fundierte Grundlage für die fachliche Entscheidung. So entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und beschleunigen den Weg zum Zuschlag.
Die Einführung des Consileon Compliance Managers erfolgt strukturiert und praxisnah. Sie profitieren von einem leistungsfähigen Tool, das vergaberechtliches Wissen, Künstliche Intelligenz und menschliche Kontrolle intelligent kombiniert und Ihnen eine nachvollziehbare, dokumentierte Bewertung aller eingehenden Angebote liefert.
Der Consileon Compliance Manager bringt die zentralen Prüfschritte des Vergabeverfahrens bereits mit: die Kontrolle des fristgerechten Eingangs, die Prüfung der Vollständigkeit aller geforderten Unterlagen wie Preis- und Formblätter, Eigenerklärungen, sonstige Nachweise sowie die Eignungsprüfung. Die Lösung basiert auf leistungsfähigen Large Language Models, deren Ergebnisse durchgängig qualitätsgesichert werden. So sind die KI-Resultate zuverlässig, konsistent und fachlich belastbar.
In einer kurzen Einrichtungsphase stimmen wir Zielbild, Anforderungen und Einsatzbereiche gemeinsam ab. Ihre fachlichen Prüfkriterien, die Gewichtung der Zuschlagskriterien sowie die Besonderheiten Ihrer Vergabeverfahren werden direkt im System hinterlegt. So entsteht ein maßgeschneidertes Prüfprofil, das sowohl vergaberechtliche Standards als auch die individuellen Anforderungen Ihrer Organisation berücksichtigt.
Im nächsten Schritt beginnt die eigentliche Anwendung: Alle eingegangenen Angebote inklusive der zugehörigen Dokumente werden ins System hochgeladen. Die KI gleicht die Inhalte automatisiert anhand der definierten Kriterien ab, prüft auf Lücken, Inkonsistenzen und Schwachstellen und hebt kritische Punkte per Ampelsystem hervor. Jedes Angebot erhält einen transparenten Score, der die Ergebnisse vergleichbar macht und die Bearbeitungszeit deutlich reduziert.
Im Anschluss erfolgt die Validierung durch die zuständigen Fachbereiche. Für jedes Kriterium liefert die KI einen strukturierten Bewertungsvorschlag mit nachvollziehbarer Begründung, den Ihre Fachbereiche prüfen, übernehmen oder anpassen können. So bleibt die finale Wertungsentscheidung beim Menschen, während die Software den Großteil der Analysearbeit übernimmt.
Den Abschluss bildet eine strukturierte Aufbereitung aller Prüf- und Wertungsergebnisse. Sie erkennen auf einen Blick, wie jedes Angebot in den einzelnen Prüfschritten abschneidet, und erhalten eine belastbare Grundlage für den Vergabevermerk, für die Information unterlegener Bieter und für eventuelle Nachprüfungsverfahren.
Der Consileon Compliance Manager ist als SaaS-Anwendung verfügbar und wird vollständig durch Consileon eingerichtet, konfiguriert und begleitet. Ihre Daten werden ausschließlich auf EU-Servern verarbeitet. So lässt sich das Tool ohne eigenen Betriebsaufwand in Ihre Vergabeprozesse integrieren: für Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Angebotsprüfung, schnellere Zuschläge und zufriedene Bieter.
Mit unserer KI-gestützten Lösung gewinnen Sie Zeit und Sicherheit im Vergabeverfahren. Sie reduzieren den Prüfaufwand, schaffen Transparenz in der Angebotsbewertung und beschleunigen den Zuschlag im Sinne des öffentlichen Interesses. Wir zeigen Ihnen wie!
Alexander Zipf
Consultant Public Sektor
Alexander.Zipf@consileon.de
„*“ zeigt erforderliche Felder an