Fünf Ansätze, mit denen Sie regulatorische Anforderungen schneller und nachvollziehbar prüfen

Neue und überarbeitete Regelwerke erreichen Unternehmen in immer kürzeren Abständen. Für Compliance-Teams bedeutet das: Richtlinien, Prozessbeschreibungen und Verträge müssen regelmäßig gegen die aktuellen Anforderungen geprüft werden. Wer die Compliance-Prüfung beschleunigen will, muss nicht an der Sorgfalt sparen. Entscheidend ist, den Prüfprozess so aufzusetzen, dass Routinearbeit wegfällt und die Aufmerksamkeit dort liegt, wo tatsächlich Handlungsbedarf besteht.

Warum die Compliance-Prüfung so viel Zeit kostet

DORA, NIS-2, MaRisk oder die Medizinprodukteverordnung (MDR) umfassen jeweils eine Vielzahl einzelner Anforderungen. Jede davon muss nachweislich in internen Dokumenten umgesetzt sein. Diese Dokumente liegen häufig verteilt vor, werden laufend überarbeitet und von unterschiedlichen Abteilungen verantwortet. Der Abgleich erfolgt dann Zeile für Zeile und bindet Fachleute über Wochen. Oft werden zusätzlich externe Berater hinzugezogen. Je größer der Umfang, desto leichter wird zudem eine kritische Stelle übersehen.

1. Dokumente zentral bündeln und Regelwerken zuordnen

Viel Zeit geht verloren, bevor die eigentliche Prüfung beginnt: beim Suchen, Sammeln und Abgleichen von Versionsständen. Legen Sie deshalb fest, welche Dokumente für welches Regelwerk relevant sind, und fassen Sie sie zu Dokumentenpaketen zusammen. So ist von Anfang an klar, was geprüft wird und wogegen.

2. Anforderungen einzeln prüfen statt pauschal bewerten

Eine Aussage wie „Wir erfüllen DORA weitgehend“ hilft im Ernstfall weder der Revision noch der Aufsicht. Zerlegen Sie das Regelwerk in einzelne Anforderungen und prüfen Sie jede davon für sich. Das wirkt zunächst aufwendiger, beschleunigt die Arbeit aber spürbar: Offene Punkte werden sofort sichtbar, und Sie müssen nicht bei jeder Nachfrage von vorn beginnen.

3. Den Erfüllungsgrad einheitlich und nachvollziehbar dokumentieren

Arbeiten Sie mit einer festen Bewertungsskala, zum Beispiel konform, teilweise konform und nicht konform. Halten Sie zu jeder Bewertung fest, auf welche Textstelle sie sich stützt und warum sie so ausfällt. Diese Gap-Analyse macht Ergebnisse vergleichbar, erleichtert die Übergabe im Team und erspart Rückfragen bei der nächsten Prüfung.

4. Lücken direkt in Handlungsempfehlungen übersetzen

Eine Liste nicht erfüllter Anforderungen ist erst der halbe Weg. Formulieren Sie für jede Lücke eine konkrete Maßnahme mit Bezug auf die zugrunde liegende Quelle im Regelwerk. Eine Checkliste je Maßnahme hilft dabei, die Umsetzung zu verfolgen. So wird aus der Analyse ein Arbeitsplan, den die Fachbereiche direkt aufgreifen können.

5. Künstliche Intelligenz für Routinearbeit nutzen, Entscheidungen beim Menschen lassen

Der Abgleich zwischen Anforderung und Dokument ist genau die Art von Arbeit, die Künstliche Intelligenz gut übernehmen kann: umfangreich, wiederkehrend und strukturiert. Die Bewertung und die Entscheidung sollten jedoch bei Ihren Fachleuten bleiben. Achten Sie bei der Auswahl einer Lösung außerdem auf den Datenschutz. Compliance-Dokumente enthalten sensible Informationen und sollten nur auf europäischen Servern und DSGVO-konform verarbeitet werden.

Wie der Consileon Compliance Manager dabei unterstützt

Mit dem Compliance Manager hat Consileon diese Ansätze in einer Lösung zusammengeführt. Sie verbindet die Regulatorik-Expertise von Consileon mit Künstlicher Intelligenz und menschlicher Kontrolle. Sie verwalten Ihre Dokumente in Paketen und ordnen sie dem jeweiligen Regelwerk zu. Die Gap-Analyse zeigt für jede Anforderung, ob sie konform, teilweise konform oder nicht konform umgesetzt ist, jeweils mit Begründung. Für offene Punkte erhalten Sie Handlungsempfehlungen mit Konformitäts-Checkliste und Quellenbezug. Der Compliance Manager läuft auf europäischen Servern und ist DSGVO-konform.

Ergebnis aus der Praxis

Ein regulierter Finanzdienstleister setzt den Consileon Compliance Manager bereits ein. Das Ergebnis: 50 Prozent gewonnene Kapazität im Team und 70 Prozent eingesparte externe Kosten. Lesen Sie mehr dazu in unserem Beitrag „Mehr Effizienz in der Regulatorik“.

Kurz zusammengefasst: So beschleunigen Sie Ihre Compliance-Prüfung

  • Dokumente bündeln: Legen Sie fest, welche Dokumente zu welchem Regelwerk gehören.
  • Einzeln prüfen: Bewerten Sie jede Anforderung für sich statt das Regelwerk pauschal.
  • Einheitlich dokumentieren: Nutzen Sie eine feste Skala und begründen Sie jede Bewertung.
  • Maßnahmen ableiten: Übersetzen Sie jede Lücke in eine konkrete Handlungsempfehlung.
  • Sinnvoll automatisieren: Lassen Sie Künstliche Intelligenz den Abgleich übernehmen und behalten Sie die Entscheidung im Team.