In unseren Projekten bieten wir auf Basis von CRM-Lösungen Unterstützung für wichtige Vertriebsprozesse. Mitarbeiter werden unterstützt, Leads systematisch und transparent über Opportunities und Angebote zu Aufträgen zu entwickeln.

Prozesse zur Einholung von Unterschriften sind oft umständlich und „halb-digital“

Wenn es darum geht, Unterschriften einzuholen, stockt in vielen Unternehmen die Digitalisierung:

• Angebote und Verträge werden per E-Mail versendet
• Irgendwo im Homeoffice druckt sie der Empfänger aus und unterschreibt sie
• Im besten Fall werden die unterschriebenen Dokumente jetzt gescannt
• Sie werden per E-Mail an den nächsten Empfänger weitergeleitet oder zurückgesendet
• Dort werden die Dokumente erneut ausgedruckt, unterschrieben und gescannt
• Das unterschriebene Dokument wird archiviert
• Ein Exemplar wird erneut zum Vertragspartner gesendet

In einigen Fällen werden Teilschritte klassisch per Post erledigt, vereinzelt soll es auch noch Faxgeräte geben.

Alternative – digitaler Prozess zur Einholung von Unterschriften

Wir haben für unsere Kunden eine Alternative auf Basis von DocuSign entwickelt:

• Der CRM-Anwender wählt mittels Buttons im CRM die gewünschte Funktion aus
• Das Angebotstemplate (oder der NDA, der Servicevertrag…) im DocuSign wird aus dem CRM befüllt und die entsprechenden Unterschriftsfelder werden angelegt
• Der / die Empfänger erhält / erhalten eine E-Mail mit der Information, dass das Dokument zur Unterschrift verfügbar ist
• Empfänger können das Dokument auf einem beliebigen Endgerät öffnen und unterzeichnen
• Sie erhalten eine E-Mail mit dem finalen Dokument, sobald dieses vom Vertragspartner ebenfalls unterzeichnet ist
• Das Dokument wird im CRM (oder einem dahinter liegenden DMS) abgelegt

Drucken, Scannen, Postweg – das alles entfällt und die wichtigen Vertragsdokumente sind in bester Qualität und sicher abgelegt. Der Status über den Prozess ist jederzeit transparent im CRM verfolgbar und kann zum Beispiel für Nachfassaktionen genutzt werden. Somit steigt die Prozessgeschwindigkeit sowie die Zufriedenheit der Vertragspartner.

Beispiel einer CRM – DocuSign Integration

Der Aufwand einer Integration ist aufgrund der vorhandenen DocuSign SDK sowie die Erfahrung unserer Entwickler äußerst überschaubar. Die Vorteile einer Anbindung für die Anwender und Kunden können unmittelbar genutzt werden.

Vortrag auf dem BSI Customer Summit 2023

Unser Kunde OCC, ein Assekuradeur für die Versicherung von Oldtimern, Klassikern und Premiumfahrzeugen betreut mit seinem Account Manager Team deutschlandweit eine Vielzahl von Vermittlern. Damit dies mit wenigen Kollegen möglich ist, haben wir uns zwei Fragen gestellt:

1. Wie erschaffe ich mit Augmented Sales Intelligence regelmäßig wertvolle und als persönlich wahrgenommene Kundeninteraktionen (Touchpoints) und damit Aufmerksamkeit ohne Zeiteinsatz der Vertriebsmannschaft?
2. Wie erkenne ich diejenigen Accounts, bei denen genau jetzt eine menschliche Interaktion sinnvoll ist?

Diesen Fragen sind wir gemeinsam mit Olifer Haff, Head of Sales bei OCC Assekuradeur, in unserem Vortrag am BSI Customer Summit nachgegangen. Die Aufzeichnung können Sie hier sehen:

Wer kennt das nicht: In Websites sind Kontaktformulare eingebettet. Werden sie von Interessenten und Bestandskunden genutzt, erhält eine zentrale E-Mailadresse eine Info. Der E-Mailempfänger verteilt die E-Mail dann weiter, bestenfalls wird sie irgendwann im CRM-System erfasst. Wir zeigen, dass es eleganter geht.

Die fachliche Anforderung – Website und CRM werden integriert

• Der Website-Nutzer soll das bestehende Kontaktformular der Website weiter nutzen.
• Die Daten sollen automatisch an das CRM übertragen werden.
• Der Formularabsender erhält eine Bestätigungs-Email.
• Aus den Daten sollen im CRM neben Firmen- und Personeninformationen aber auch die Interessen aus dem Formular abgebildet werden.
• Es soll geprüft werden, ob der Nutzer bereits im CRM vorhanden ist, um Dubletten zu vermeiden.
• Es soll ein Geschäftsvorfall für die Gruppe „Vertrieb“ generiert werden. 
• Der Geschäftsvorfall soll im CRM weiter qualifiziert und einem Bearbeiter zugewiesen werden.
• Eingehende Anfragen sowie deren Bearbeitung soll nachvollziehbar und auswertbar sein.

Unsere Umsetzung mit TYPO3 und der BSI Customer Suite sehen Sie im untenstehenden Video!

BSI CX bietet alternativ auch eigene Landingpages, die in Customer Journeys eingebettet werden – die Demo zeigt, dass darüber hinaus weitere Datenquellen sehr einfach integriert werden können. 

Technischer Hintergrund

Folgende Systemkomponenten wurden genutzt:

• Auf Seiten der Website wurde ein TYPO3 in der Version 10.4.36 sowie die Extension Powermail genutzt. 
• In der BSI Customer Suite wurden die Module BSI CRM und BSI CXM verwendet.
• Der Aufruf des BSI CRMs erfolgt über eine REST-API

Für den Datenschutz wichtig: Die Daten werden im TYPO3 nicht länger vorgehalten, sie werden ausschließlich in der BSI Customer Suite verwaltet. 

Danke an toco3 für die TYPO3-seitige Unterstützung!